Отдел административной работы

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. Разрабатывает:

- еженедельный, а также по мере необходимости, доклад руководству Главного управления о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Главного управления.

2. Организует:

- направление по поручению начальника Главного управления документов на рассмотрение и исполнение заместителям начальника Главного управления, начальникам управлений и отделов, руководителям структурных подразделений Главного управления;

- проведение периодического анализа хода и результатов контроля за исполнением служебных документов и поручений;

- внедрение в систему МЧС России нормативных, организационных и методических документов по вопросам делопроизводства, архивной работы, работы с обращениями граждан и организаций, планирования основных мероприятий;

- прием и отправку корреспонденции, в том числе по обращениям граждан и организаций (почтовая связь, фельдъегерская связь, межведомственный электронный документооборот), регистрацию и учет прохождения служебных документов, в том числе по обращениям граждан, с использованием автоматизированной системы делопроизводства и контроля, организует их доведение до структурных и подведомственных подразделений Главного управления.

3. Осуществляет:

- прием, учет, обработку, регистрацию и распределение всей поступающей корреспонденции в Главное управление;

- предварительное изучение и представление на рассмотрение начальнику Главного управления поступивших на его имя документов;

- взаимодействие между должностными лицами Главного управления, центральных, территориальных исполнительных органов и государственных учреждений по выполнению поручений начальника Главного управления;

- организацию справочно-информационной работы по вопросам прохождения документов;

- проведение работ по обеспечению своевременного и качественного исполнения служебных документов и поручений;

- упреждающего контроля за исполнением служебных документов и поручений, принятие оперативных мер и подготовка предложений по обеспечению своевременного исполнения служебных документов и поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и ведения контроля;

- организацию делопроизводства, архивного и иного хранения документов и материалов по вопросам, отнесенным к компетенции МЧС России, создание и совершенствование системы делопроизводства и контроля;

- формирование, оформление, учет, хранение, согласно номенклатуре, образующихся в процессе делопроизводства дел, подготовку и своевременную передачу их на архивное хранение или уничтожение в установленном порядке;

- оформление и рассылку (с использованием автоматизированной системы делопроизводства и контроля) распорядительных документов МЧС России, их учет и хранение;

- сканирование в установленном порядке документов, формирование электронной базы данных автоматизированной системы делопроизводства;

- составление и утверждение сводной номенклатуры Главного управления;

- сбор, обобщение, анализ информации по обращениям граждан, организаций и подготовка статистических обзоров, информационно-аналитические материалов, а также предложений по устранению причин, порождающих основание жалобы;

- подготовку для направления в установленном порядке отчетов о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций по вопросам, отнесенным к компетенции Главного управления;

- проведение проверок по вопросам служебного делопроизводства в управлениях и отделах Главного управления и подведомственных ему подразделениях;

- организационно-методическое руководство работы с документами в структурных и подведомственных подразделениях Главного управления;

- проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.